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書類を電子化するペーパーレス化のニーズが高まっていますが、そもそも書類の電子化とはどのようなことなのでしょうか？

電子化について

簡単に言うと、会社にある既存の紙資料を電子データにすることです。近年、パソコンやスマートフォンの普及に伴い、書類を印刷して保存する必要性が少なくなってきました。特に最近では「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの法律施行に伴い、企業の書類を紙で保存する必要性が少なくなってきました。さらに、新型コロナウィルスの感染拡大に伴い、急速にテレワーク体制が普及したため、さらに書類の電子化(ペーパーレス化)が加速しています。 しかし、会社には、依然と紙の書類が多く存在するのが現状です。

電子化の方法

書類の電子化には複数の方法があります。まず、紙の書類をスキャナーで読み取り、PDFなどのデータに変換する方法です。オフィスでは、コピー機とFAXが統合されたような「複合機」と呼ばれる機器を使って電子化する方法が多いようです。他に、家庭では、パソコンに接続されたスキャナー機能を持つプリンタで行う場合もあるようです。 さらにもう一つは、そもそも最初から電子化されている方法です。ワークフローのシステムにより、そもそも電子化されたデータをやり取りする方法も普及しています。

書類を電子化するメリットについて、色々な角度から考えてみます。

コスト削減

メリットとしては、まず何といってもコストの削減が大きいでしょう。紙やインク代、コピー機や印刷機の購入費やリース代、使用する際の電気代、文書をファイルして保管するためのキャビネットやスペースなど、紙の文書を使うだけで、実は潜在的に多大なコストが掛かっています。それが電子化することで大きく低減できます。

業務の効率化

書類を電子化すると、仕事自体がスムーズになります。書類のままの場合、キャビネットから出し入れしなくてはいけませんし、誰かが使用していると仕事が出来ません。しかし、データにしてしまえば、瞬時に取り出せますし、多くの人が共有して使用することも出来ます。業務のスピードは格段にアップするでしょう。

保管スペースの軽減

紙の書類の場合、保管スペースも馬鹿になりません。キャビネットはもちろん、企業規模によっては書庫や倉庫まで用意しなくてはならない場合も多く見受けられます。保管スペースには当然地代家賃が掛かっています。毎月の固定費として、知らず知らずの間に経営を圧迫しています。

紛失・劣化の防止

紙媒体のままで長期に保存していると、担当者も人事異動するため、管理が曖昧になり、紛失の恐れが出てきます。また、紙自体も経年変化して劣化していきます。紛失や劣化を防止するためには、電子化は最も有効な手段と言えます。

検索性の向上

一般的に文書の電子化というと、PDFや画像形式で保存することが多いのですが、そのデータをOCR処理することにより、キーワードを使った検索が容易になります。つまり、元の紙媒体よりも利用度が高まることになります。

クラウドの活用で様々な端末からアクセス可能

データにして保存しておけば、色々な場所からいつでもアクセスが可能になり、仕事の効率が上がります。具体的には、クラウド上のサーバーや勤務先のサーバーにデータを保存しておくと、インターネットやVPN経由で、何時でもどこでも仕事がしやすくなり、働き方改革にも貢献します。

リスクマネジメントの強化

紙文書のままでは、火災や地震の際に消失してしまう恐れがあります。特に近年の日本は自然災害が多く、災害は発生するものと考えなければなりません。近年、被災後にいかにして早期に業務再開できるかという事業継続計画(BCP)が企業の大きな関心事になっていますが、リスクマネジメントの面からも書類の電子化は必要です。

書類を電子化することにはメリットが多いことがわかりましたが、反面、デメリットも指摘されています。

導入コスト

書類の電子化を自社で行う場合、初期費用としてはスキャナー機能を持った複合機、またはパソコンとスキャナーを購入する必要があります。さらに、ランニングコストとして、書類をスキャニングしていく人件費が膨大に必要になります。また、保存された書類の保管に伴うセキュリティコストも必要になってきます。

管理方法の確立が必要

単に書類を電子化しただけでは、業務効率は上がりません。用途別にフォルダを分けたり、わかりやすいファイル名にしたり、書類によっては閲覧や書き換えの権限設定など、管理する上でのルールが必要になります。さらに、安全にバックアップを取っておく方法も重要な仕事です。

2020年に新型コロナウィルス感染が拡大してから、テレワークの需要が増加していますが、それとともに書類の電子化も急速に進んでいくことが考えられます。

テレワーク導入に必須の書類の電子化

テレワークを行う際には、原則的に会社の書類は使いません。会社の書類を持ち出せば、その分セキュリティ上の問題が発生しますし、書類の共有も出来ません。書類の電子化は、テレワークを行う際は必須の事項であると言えます。

ここまで、書類の電子化について見てきましたが、多くのメリットがある反面、導入にはコストや管理方法に課題もあることがわかりました。機器を導入し、ルールを確立して自社で行うことも可能ですが、手軽に安心して導入できる代行業者を検討することも、一つの選択肢です。

代行・委託業者に依頼

最近、企業の書類の電子化をアウトソーシングする方法が注目されています。代行・委託業者を利用すると、スキャニング作業から電子化まで一括して依頼することも出来ます。 代行・委託業者を選ぶ基準としては、「必要な機能があること」「実績があること」「コストパフォーマンスが良いこと」「データ入力についてワンストップで依頼出来ること」などが挙げられます。

書類の電子化には、専門業者に委託することが簡単で安心できます。そこで、長年データ入力事業に実績のある「データプロ」のサービスをご紹介します。

データプロについて

「データプロ」のサービスは、株式会社シスプロが提供するデータ入力のアウトソーシングサービスです。同社では、書類の電子化に加えて、各種データ入力を迅速・正確・低価格で提供できる体制を整えています。

データプロ、6つの強み

「データプロ」のサービスは、株式会社シスプロが提供するデータ入力のアウトソーシングサービスです。同社では、書類の電子化に加えて、各種データ入力を迅速・正確・低価格で提供できる体制を整えています。

驚きの低価格を実現

データプロの入力サービスは、中国武漢市にあるオフショアオフィスと連携し、コストメリットを生かして業界安値を実現しています。この低価格の仕組みは、書類の電子化サービスにも活かされています。

ベリファイ入力で高精度を実現

データプロでは、オペレーター2人が同一スキャニングデータを元に入力を行ない、第3者の担当者がさらにベリファイチェックを行い、データの確認・修正を行う体制を取っているため、入力精度は99.98%まで高めることに成功しています。

高セキュリティへの取り組み

データプロでは、お客様の大切なデータを守る観点から、以下の3つのセキュリティ政策を講じています。

• ・人的セキュリティ
  業務に携わるスタッフ全員が、個人情報の取扱いに関する覚書や機密情報契約書を締結しています。
• ・物理的セキュリティ
  B2Bシスプロクラウドサービスセンターや武漢データエントリーセンターなど、施設の入退室管理を行い、オフィス内への記録媒体の持ち込みを禁止しています。
• ・物理的セキュリティイメージ
  データプロでは、プライバシーマーク取得を取得しており、個人情報は厳重に管理しています。

柔軟な対応力とスピード

データプロはお客様の多様なニーズに対応できます。スポットでの依頼や定期的な依頼まで柔軟に対応します。また、他社では対応しない小口案件10,000円(最低金額)から大規模案件まで対応できます。

短納期対応

最短で2営業日の短納期対応(特急対応)納品も可能です。

取引実績

受注件数は約5,000件以上で、これまでの取引企業数延べ2,576社に上ります。また、専用のカスタマーセンターを常設して、万全の顧客サポート・フォロー体制を取っています。

このように、「データプロ」では、もともとデータ入力処理全般をワンストップサービスで対応できる体制と実績があるようです。さらに、書類の電子化サービスも、細かな手作業メニューや、電子化後の使いやすい工夫などが充実しているようです。